Publicado en el www.elpais.com
De Bilbao hasta Vitoria. Es el trayecto que podría empapelarse, casi por completo, con los 64,5 kilómetros de documentos de 13 órganos judiciales del Hospitalet de Llobregat (Barcelona). Estos juzgados realizan una prueba piloto de implantación de chips de radiofrecuencia (RFID) en sus informes para su posterior clasificación y localización.
El sistema se aplicará en los 156 juzgados que se trasladan a la Ciudad de la Justicia en 2010 y que acumulan casi siete millones de informes. Los primeros que serán etiquetados con chips son los de 2005. Progresivamente, se ampliará a los posteriores.
"Estudiaremos extender esta tecnología a los expedientes que ya están en el Archivo Central, anteriores al 2005", explica la responsable del Servicio de Documentación y Bibliotecas del Archivo Judicial de la Generalitat de Cataluña, Bibiana Palomar.
Cuando transcurren cinco años en el archivo de gestión, los legajos se trasladan al Archivo Central y se identifican con un chip RFID que informa del asunto, el año y los documentos que contiene. Para realizar la mudanza, los informes se depositan en cajas también marcadas con chips adhesivos. Una vez llegan al Archivo Central, un lector conectado a un PC llamado "el quiosco" da a conocer en tiempo real el contenido de la caja.
Más cómodo y fiable
"Hasta ahora, cada caja llevaba una hoja con la lista de documentos. Debíamos abrirla y verificar su contenido, en ocasiones superior a 100 expedientes. Con esta tecnología el proceso es más cómodo y fiable", sostiene Palomar. Finalmente, los archivos se clasifican en estanterías marcadas también con chips.
Cuando un juzgado quiere recuperar un informe, el técnico lo busca con una PDA que, al aproximarse a las etiquetas, presenta la relación de expedientes de cada estantería. Esta identificación por radiofrecuencia se ejecuta en el aparato con enlace a los sistemas corporativos de la consejería de justicia catalana.
De este modo, "al encontrar el informe, se envía automáticamente una señal a las oficinas, conforme ya se ha localizado y puede recogerse", cuenta Palomar. Siguiendo el mismo procedimiento, antes de que los informes abandonen el archivo general o sean retornados, pasan por "el quiosco" para registrar las fechas de salida o devolución.
El proyecto ha sido desarrollado por Tecnocom, empresa de servicios de tecnología de la información y de las comunicaciones, y Fujitsu. Jaume Matas, director de proyectos de consultoría de Tecnocom, sostiene que "el sistema evita que se traspapelen documentos o sean mal clasificados".
La modernización del Departamento de Justicia culminará con la creación de expedientes "híbridos". Estos combinarán información digital con "pruebas documentales", que obligatoriamente son en papel y llevarán el chip para vincularse entre sí.
