“El fin último de la Oficina Judicial es que jueces y magistrados puedan concentrarse en el ejercicio de su función jurisdiccional.”
Publicado en www.diariojuridico.com
“Los dos grandes retos que este equipo del Ministerio de Justicia se trazó pasan por la modernización de la oficina judicial, sustituyendo la oficina anterior por las nuevas oficinas judiciales y en segundo lugar dar un paso firme y decidido sobre las desmaterialización de los procesos judiciales con el desarrollo del expediente digital electrónico”. Son palabras de José de la Mata, director general de Modernización de la Administración de Justicia y cabeza visible de la implantación de la Oficina Judicial en nuestro país desde el pasado 10 de noviembre.
Desde su punto de vista el balance de la implantación de este nuevo sistema organizativo es bastante positivo. “Se ha desplegado el modelo de Oficina Judicial en Burgos y Murcia y en los próximos días, concretamente el próximo 9 de febrero, se hará lo mismo en Cáceres y Ciudad Real. A partir de ahí, y con una cadencia de dos meses lo iremos desplegando en otras ciudades de la primera y segunda fase de la Oficina Judicial, entre otras, León, Cuenca, Mérida, Ceuta, Melilla, Palma de Mallorca. Además más adelante lo abordaremos en la propia Audiencia Nacional”.
Señor De la Mata, ¿podría hacernos un balance de la implantación de la Oficina Judicial hasta la
fecha y sus próximos pasos a lo largo de este año?
El proceso de despliegue de la Oficina Judicial tiene un balance muy positivo. Es un proceso sumamente complejo en el que llevamos trabajando años. Quiero destacar que este proceso está basado en una planificación muy estricta. Hemos organizado una treintena de proyectos organizativos y tecnológicos, detrás de cada uno de los cuales hay un equipo importante de profesionales. El conjunto en su totalidad, como si fuera un puzzle, permite asegurar el correcto despliegue de la Oficina Judicial en cada ciudad española.
La ventaja adicional de trabajar así es que nos permite industrializar el proceso de forma que a partir de ahí, en cada una de las nuevas ciudades la implantación es mucha más sencilla, estando más ajustado en los tiempos y en la inversión necesaria.
¿Qué hemos hecho hasta ahora? Se ha desplegado el modelo de Oficina Judicial en Burgos y Murcia y en los próximos días, concretamente el próximo 9 de febrero se hará lo mismo en Cáceres y Ciudad Real. A partir de ahí, y con una cadencia de dos meses lo iremos desplegando en otras ciudades de la primera y segunda fase de la Oficina Judicial, entre otras, León, Cuenca, Mérida, Ceuta, Melilla, Palma de Mallorca. Además más adelante lo abordaremos en la propia Audiencia Nacional.
Por último, durante este año 2011 también abordaremos el estudio de cómo abordar la Oficina Judicial en partidos judiciales pequeños o con escaso número de juzgados. Es importante destacar la complejidad del proceso: estamos ante un cambio profundo de una organización integrada en cada ciudad por cientos de personas. Son procesos, por ello, que requieren una gestión del cambio delicada y sensible, ajustada a las particularidades de la ciudad que se están estabilizando y ganando en eficiencia poco a poco, conforme a las rutinas y procedimientos; los marcos de relación entre las personas se van sustituyendo por nuevos mecanismos y nuevos procedimientos que con toda seguridad nos van a permitir ganar en eficacia y eficiencia de cara a que la justicia sea el servicio público que deseamos.
Hace unos días se ha celebrado la Conferencia Sectorial de Justicia, que ha tenido lugar en Madrid ¿Cómo participan las Comunidades Autónomas en este modelo de Oficina Judicial?
Como bien sabe el sistema judicial español es complejo porque participan en él muchas instituciones y se caracteriza por la independencia del poder judicial. En el caso nuestro, español coexisten entidades con competencias concurrentes en Justicia no ordenadas jerárquicamente. Este comentario que parece así complejo significa que en el desarrollo de las actividades propias del sistema de justicia se requiere una colegiación y coordinación de esfuerzos muy importantes.
En el sistema autonómico, con la inclusión de La Rioja desde el pasado 1 de enero , confluyen quince instituciones relevantes con este tipo de competencias en Justicia. En total estamos hablando de doce comunidades autónomas con competencias transferidas; el Ministerio de Justicia, el CGPJ, la Fiscalía.
Todos estos organismos requieren la coordinación de esfuerzos y esto es lo que estamos haciendo.
En este proceso, el role de las comunidades autónomas es muy importante. Tienen la responsabilidad en el desarrollo de los procesos de organización y modernización de las Oficinas Judiciales en sus territorios; en definir la organización de estas entidades. Todo ello tienen que hacerlo en concurrencia con el propio Ministerio de Justicia, sobre todo en aspectos relacionados con el cuerpo de secretario judiciales y con el respeto debido a las competencias y responsabilidades del propio CGPJ y de la Fiscalía General del Estado.
Y todo esto, ¿cómo lo estamos articulando? Sobre todo gracias a desarrollar Comisiones Técnicas o Grupos de Trabajo que en el caso de la Oficina Judicial y en el caso de la Reforma Tecnológica implica que se hayan puesto en marcha proyectos compartidos; desarrollos técnicos que son utilizados por todas las comunidades autónomas, como ocurre por ejemplo con el sistema Lexnet o el sistema Fedelius de grabación de salas de vista con firma electrónica. También se trabaja la reutilización de sistemas; muchas comunidades autónomas están empleando los sistemas tecnológicos de gestión procesal o fiscal que tiene habilitados el Ministerio de Justicia. Otro factor importante es el desarrollo de convenios en el ámbito de la interoperabilidad, así como en materia organizativa y de oficina judicial mediante el desarrollo de proyectos compartidos comunes, como por ejemplo el establecimiento del sistema español de calidad judicial que permitirá poner en marcha un sistema con políticas reconocibles y adoptadas de común acuerdo entre todas las comunidades autónomas que pueda desplegarse de forma uniforme en todo el territorio nacional.
Las comunidades autónomas, por tanto, participan ejerciendo sus competencias, trabajando de forma coordinada con el Ministerio de Justicia y el resto de instituciones. En el caso concreto de la Oficina Judicial desarrollando los trabajos que garanticen el despliegue efectivo de cada una de estas oficinas, en el caso del País Vasco con algunas Oficinas Judiciales en algunos partidos judiciales ya desplegadas; en otros casos avanzado los trabajos preparatorios que, es de esperar, y así confiamos en el Ministerio de Justicia, permitan durante el 2011 que se despliegue las primeras experiencias de Oficina Judicial en ciudades y partidos judiciales donde estas comunidades autónomas ejercen sus competencias.
¿Cómo se está desarrollando el proceso formativo de los diferentes cuerpos de funcionarios de cara a que conozcan la Oficina Judicial?
Dos cuestiones a la hora de contestar esta pregunta. En primer lugar, detrás de cada organización lo que al final hay son personas. Por tanto, esto es un factor muy importante a tener en cuenta. Y luego, la segunda cuestión en todo proceso de cambio y modernización una de las claves o enseñanzas que hemos ido adquiriendo de forma elemental es la importancia de los procesos de gestión del cambio.
En este proceso de modernización que estamos abordando hemos sido muy conscientes de ello. Por ello hemos realizado una inversión importante en el acompañamiento y gestión de este cambio que le comento. Por todo ello se han puesto en marcha procesos de formación muy importantes, con características muy singulares y que los distinguen de otros procesos que se han llevado a cabo. Sobre estas características puedo comentarle que son procesos formativos en los que han tomado parte todos los profesionales y funcionarios. También se hizo extensible tanto a los funcionarios titulares como aquellos que cubren interinamente ciertos puestos que también están prestando un servicio al ciudadano. En tercer lugar comentarle que se ha realizado una formación individualizada, en función del puesto de trabajo concreto que se está ocupando.
Otro elemento a destacar es que se ha hecho una inversión importante en materiales que ayuden a adquirir ese conocimiento: se han preparado manuales adaptados a cada uno de los puestos de trabajo; gracias al e-learning todos los funcionarios de forma asíncrona pueden tener acceso a esa formación que se requiere, al igual que con materiales audiovisuales que pueden verse en cualquier momento del día. Se trata de que todos estos profesionales puedan ejercer su trabajo gracias al uso de estos materiales (leyes, protocolos, manuales de puesto o de procedimiento).
El esfuerzo formativo está siendo muy grande. Es un esfuerzo continuo que prosigue con el despliegue de la Oficina Judicial en dos sentidos; en primer lugar mediante los materiales e-learning que acompañarán a los funcionarios de forma permanente así como a los nuevos funcionarios desde su primer día de trabajo, con lo cual podrán formarse en aquellas tareas que les corresponde. En segundo lugar, estamos haciendo un esfuerzo especial en las oficinas donde se despliega la Oficina Judicial de coordinación y reuniones continuas con Secretarios Judiciales, Magistrados y resto de funcionarios para ir identificando los problemas que surjan o prácticas que no sean las adecuadas. Se trata sobre todo de aprovechar los procesos para instalar buenas prácticas procesales en la gestión de los servicios.
¿En este proceso, cuál va a ser el papel del expediente digital electrónico?
Los dos grandes retos que este equipo del Ministerio de Justicia se trazó pasan por la modernización de la oficina judicial, sustituyendo la oficina anterior por las nuevas oficinas judiciales y en segundo lugar dar un paso firme y decidido sobre las desmaterialización de los procesos judiciales. Todos queremos ver como los legajos judiciales desaparecen y se sustituyen por expedientes judiciales electrónicos. Para lograr este fin, hace un año empezamos con una serie de proyectos tecnológicos que persiguen este objetivo.
El primero de estos proyectos tiene que ver con la Audiencia Nacional, ya a punto de culminar, donde ya en este momento hay cerca de doscientas personas trabajando de cara a garantizar , en el corto plazo que logremos el objetivo citado de cero papel. En la actualidad ya hemos digitalizado por encima de los cinco millones de folios y diez millones de imágenes, en turnos de 24 horas y a ritmo de 200.000 páginas diarias.
Junto a este proyecto hemos arrancado el proyecto del Expediente Fiscal Electrónico en las Fiscalías de la Audiencia Nacional y la Fiscalía Especial Antidroga. También se ha puesto en marcha otro similar en el Tribunal Supremo, así como en TSJs, Audiencias Provinciales y Juzgados en las ciudades de Burgos y León, lo que nos va a permitir alcanzar con estas primeras experiencias de importante calado todos los niveles de la organización judicial.
Además, dentro de las inversiones previstas para este proceso de modernización ya tenemos onsignaciones presupuestarias previstas para, tan pronto como se alcancen los primeros resultados en estas primeras ciudades y en estos órganos judiciales centrales seguir paulatinamente extendiendo la experiencia a otros Tribunales Superiores de Justicia, Audiencias Provinciales y Juzgados, como le he comentado.
El reto es formidable. Son cientos de años con una cultura judicial basada en el papel y queremos sustituirla por sistemas electrónicos en los que este papel desaparezca. Que todos los trámites se realicen de una forma electrónica. Este proceso de cambio genera diversos cambios en la gestión; supone la introducción de registros electrónicos; firmas electrónicas, gestores documentales o plataformas de servicios, al igual que nuevos sistemas de explotación documental.
Supone en definitiva, un cambio cultural y de formación extraordinario para todas las personas que van a conocer un método de trabajo esencialmente diferente al actual. Este despliegue del expediente judicial electrónico requiere una coordinación muy estrecha con un sinfín de operadores y usuarios, clientes del sistema judicial que progresivamente tendrán que enviar sus documentos de forma electrónica a los diferentes órganos judiciales. En el caso solo de la Audiencia Nacional y en su Sala de lo Contencioso Administrativa, hay detectados 70 organismos públicos que remiten expedientes administrativos u otra documentación, hasta ahora lógicamente en papel, a la propia Audiencia. Esto supone tener que definir formatos de intercambio individuales para cada uno de ellos y establecer cuáles son los mecanismos para que la revisión de estos procesos se haga de forma electrónica
El esfuerzo, por tanto, de coordinación, consenso y definición de estándares, siguiendo por supuesto los que se marcan en los esquemas de interoperabilidad y seguridad, supone un trabajo de enorme envergadura pero en el que estamos firmemente decididos a alcanzar los resultados en los plazos previstos.
¿Cuál va a ser el nuevo papel del Juez en esta Oficina Judicial? ¿Se podrá solventar el problema de su elevada carga de trabajo?
Este es el objetivo de este proceso de modernización. No es tanto ocuparse de la figura del juez como la función jurisdiccional. Por ello toda la tecnología y todos los servicios comunes e incluso toda la nueva organización se justifica única y exclusivamente únicamente en apoyo de la función jurisdiccional.
El fin último es que jueces y magistrados puedan concentrarse en el ejercicio de su función jurisdiccional, restándoles todas aquellas actuaciones de carácter administrativo o de carácter procesal que pueden ser gestionadas por otros profesionales altamente cualificados como los propios secretarios judiciales u otros profesionales, en función de la responsabilidad que les corresponda. Se trata, por tanto que jueces y magistrados se concentren en estas tareas.
Conforme a que las nuevas Oficinas Judiciales se vayan estabilizando de forma progresiva y ganando en eficiencia, todos percibiremos que el tiempo de calidad del juez y del magistrado puede concentrarse específicamente en la tarea jurisdiccional. A la vez veremos como los Secretarios Judiciales se convierten en Directores Procesales o Directores de las citadas oficinas judiciales al servicio de esta función jurisdiccional.
Este es el objetivo principal de nuestro sistema. Para lograrlo necesitamos la colaboración y participación de todos los operadores jurídicos implicados: secretarios judiciales, funcionarios y también magistrados.
Por último, ¿Cómo han valorado que las asociaciones judiciales hayan firmado un manuscrito comentado las carencias de la Oficina Judicial? ¿Cómo se van a solventar?
Comentarle que hemos analizado al detalle los comentarios de las asociaciones judiciales así ´como los de las propias Juntas de Jueces sobre la Oficina Judicial y las conclusiones que vamos alcanzando en la decena de reuniones que mantenemos con magistrados y jueces en cada una de las ciudades. Hemos creado Grupos de Trabajo para poder identificar esos problemas y buscar así la solución. También lo hacemos en colaboración con el CGPJ, organismo representativo de jueces y magistrados.
La primera cuestión sobre este asunto que me parece importante destacar, que es justo es que reconocer, es que en todos estos comunicados hay un consenso básico en la necesidad del cambio y la modernización de nuestra justicia. Que el actual sistema organizativo que tenemos ya no resiste. Que no se puede abordar el incremento de la carga de trabajo judicial solamente con la creación a veces clónica de nuevos órganos judiciales, que además están asociados a una fuerte inversión y el rendimiento marginal que aporta es cada vez menor. Es fundamental sustituir lo que tenemos por un sistema nuevo. Otro rasgo de ese consenso existente es que el modelo de Oficina Judicial es satisfactorio de cara a su despliegue e implementación.
A partir de este contexto vienen posicionamientos críticos destacando cuáles son los problemas que se están viendo o disfunciones que se aprecian. En este sentido le diré que no solo jueces y magistrados lo han percibido, nosotros también lo vemos.
Para poder prevenir estas disfunciones, meses antes de la entrada de la nueva Oficina Judicial en cada ciudad hemos habilitado equipos de trabajo técnicos, organizativos y procesales que se reúnen periódicamente. En este sentido los equipos jurídicos y tecnológicos se reúnen con periodicidad diaria para realizar diversas cosas: de un lado, identificar problemas. De otro, para ir fijando criterios y buenas prácticas haciendo de alguna forma transferencia del conocimiento a los respectivos operadores jurídicos
En definitiva, naturalmente nos importan las observaciones y consideraciones que se hacen. Las analizamos y vemos la forma de solventarlas en colaboración con los propios Jueces y Magistrados. Creo honestamente que estamos poniendo los medios para ir poco a poco corrigiendo estas disfunciones. Este proceso es coadyuvante y forma parte del proceso de modernización de la justicia. No podemos olvidar que un elemento importante en este tipo de procesos es la propia gestión del cambio. Hablamos de acompañar a los profesionales para conseguir que se adapten a la nueva situación en las mejores condiciones posibles. Les damos respuesta a estas observaciones a la vez que el sistema va ganando en eficiencia. Al final queremos alcanzar el objetivo que todos buscamos: prestaremos un mejor servicio al ciudadano. Darle la respuesta que nos está demandando.
Enlace permanente
http://www.diariojuridico.com/entrevistas/jose-de-la-mata-director-general-de-modernizacion-de-la-administracion-de-justicia.html
